Raus damit!

 

„Press Info“ hieß noch nie, dass Aussendungen an Medien auf Knopfdruck funktionieren. Wie Botschaften ankommen, ist unter anderem eine technische Frage.

Ja, auch 2019 noch schätzen Journalisten die Presseinformation als eine ihrer wichtigsten Quellen; und ja, das tun sie trotz der Flut an Unternehmensmitteilungen, die sie täglich erreicht. Dazu muss allen voran der Content stimmen und mit gut nutzbarem Zusatzmaterial (Bilder, Infografiken, Video, Audio, etc.) angereichert sein, das ist klar. Aber neben dem Was zählt eben genauso, wie Redakteure etwas geliefert bekommen. Die Wortwerker kümmern sich seit jeher auch darum. Zudem kennen wir die andere Seite: Als Rechercheure stehen wir in den Verteilerlisten vieler Unternehmen und Pressestellen. Schauen wir uns also das Thema Aussendung aus beiden Perspektiven etwas genauer an.

Die Qual des Wählens …

Um die Jahrtausendwende verschickten viele Pressestellen ihre News noch per Fax. Das ursprüngliche Prozedere zur Erinnerung: [1.] die Texte vom PC ausdrucken (ja, den gab es schon), [2.] die Seiten ins Fax-Gerät einlesen, [3.] viele lange Nummern manuell eingeben (bei internationalen Adressaten ein Riesenspaß), dann [4.] für „OKs“ in den Übertragungsberichten beten und [5.] meist wieder bei erstens beginnen. Ein wenig komfortabler wurde es, als sich der Fax-Massenversand softwaregesteuert triggern ließ.

Presseaussendungstools früher (um 2000, Szene technisch inkorrekt nachgestellt), …

 

Digitale Initialtücken

Die E-Mail machte alles einfacher. Doch fehlerfreier nicht unbedingt: Weil einige Pressestellen oder deren Dienstleister anders als wir aus dem eigenen E-Mail-Programm verschickten, trafen auch bei uns immer wieder Mailings ein, die den kompletten Journalistenverteiler gut sichtbar in „CC“ mitlieferten – anstatt wie damals üblich verborgen in „BCC“. Nicht minder peinlich für den Versender: Bei den anschließenden säuerlichen Mailantworten waren oft wieder alle mit „im Loop“ – so zuletzt beobachtet 2018 (!).

… etwas später (ab ca. 2005) …

 

Allgemein war es bis vor etwa zehn Jahren State of the Art, Texte und Bilder in den Anhang zu packen. Medienvertreter konnten so im Digitalzeitalter weiterhin ein Press-Release-Dokument erhalten, das den Corporate-Design-Vorgaben entsprach (ein aus Journalistensicht freilich völlig irrelevantes Kriterium). Die Fotos gab‘s angehängt nur kleingerechnet, die „echten“ sollten bei Bedarf angefordert werden, die technisch mögliche Option eines Download-Links schien nicht geheuer. Und zwar weder den Versendern noch den Empfängern, wie Umfragen belegten. Immerhin blieb so die Attachment-Größe immer im limitierten Rahmen. Theoretisch freilich. Denn auch hier gab es Ausreißer, die mit Hi-Res-Material die Postfächer zum Überlaufen brachten („Mailbox over quota“).

Schöne neue Presseinfowelt

In der WORTWERKSTATT laufen Aussendungen im Kundennamen schon seit 2002 über spezielle Aussand-Tools. Weitere Veränderungen brachte der Siegeszug der Smartphones und Pads, denn maximale Flexibilität wurde damit zur ersten Bürger- beziehungsweise Kommunikatorenpflicht: Presseinfos müssen nun auf allen Bildschirmgrößen und Endgeräten möglichst gleich gut lesbar sein. Sämtliche Inhalte, sprich Mitteilung und Vorschaugrafiken samt Bildunterschriften, landen bei den Journalisten übersichtlich aufbereitet direkt im Mailfenster und lassen sich mit einem Klick weiterverarbeiten. Trotz minimalem Datenvolumen zeigt sich die Nachricht nach Corporate-Design-Vorgaben gestaltet. Auf mobilen Endgeräten bleibt alles perfekt lesbar. Für alle Fälle und natürlich für den Bildredakteur gibt es Download-Links oder ergänzende Anhänge.

… und heute.

 

Wie bei vielem, das den „Endkunden“ die Arbeit stark vereinfacht, steckt viel Aufwand in der Vorbereitung. Der Content muss präzise, häufig auch in mehreren Sprachversionen ins Distributions-Tool eingepflegt, formatiert und mit dem richtigen Adressatenverteiler verknüpft werden. Apropos Adressatenverteiler: In Zeiten der DSGVO empfiehlt es sich, seine Hausaufgaben bei Opt-in und Opt-out gründlich zu machen, inklusive penibler Dokumentation.

Links im Versandtool zu setzen, klappt nur, wenn Text(e) sowie die Grafiken in Originalgröße zuvor separat im Tool hochgeladen oder ins Content-Management-System der Unternehmenswebsite eingepflegt wurden. In Grafikdateien sollten die Bildinformationen direkt in den Metadaten hinterlegt sein. Und wenn es eine runde Sache werden soll, müssen parallel zum Aussand auch die Social-Media- und News-Kanäle des Kunden mit dafür adaptierten Inhalten bespielt werden. Zwar haben auch die Distributions-Tools in dieser Hinsicht aufgerüstet und viele Social-Media-Dienste integriert. Bedienfreundlicher sind sie so leider nicht geworden. Trotzdem gibt es auch eine sehr gute Nachricht: Die Auftraggeber der WORTWERKSTATT brauchen sich um all das nicht zu kümmern.